“Admin pabrik tugasnya apa?”, “Enak jadi admin, tugasnya nyatet-nyatet doang, kan?”
KARYAWANPABRIK.COM. Pernahkah Anda mendengar pertanyaan tersebut, atau termasuk orang yang berpikir demikian? Kalau iya, sebaiknya segera ubah pola pikir tersebut. Perlu Anda tahu bahwa tugas administrasi produksi pabrik bukanlah perkara mudah. Begitu pun dengan admin produksi.
Lalu apakah admin dan administrasi sama? Secara harfiah, keduanya merupakan hal yang sama dan saling berkaitan. Umumnya, administrasi produksi tidak hanya bertugas pada pencatatan saja, melainkan juga harus melakukan berbagai pekerjaan lanjutan lainnya.
Posisi admin produksi sendiri sebenarnya merupakan satu dari beragam jenis pekerjaan admin lainnya. Lantas, apa saja tanggung jawab dan tugas administrasi produksi pabrik yang membuatnya berbeda dari posisi admin lainnya? Yuk, simak lebih lanjut pembahasannya.
Tugas Administrasi Produksi Pabrik
Posisi administrasi produksi pabrik terbilang cukup fleksibel karena dapat dilakukan siapa saja, baik kaum pria maupun wanita, dari berbagai latar pendidikan. Beberapa perusahaan juga masih ada yang menerima para fresh graduate non-pengalaman. Namun, beban kerja awalnya tergolong lebih ringan. Besaran gajinya pun tidak sama dengan mereka yang sudah berpengalaman.
Memang saat ini pekerjaan administrasi produksi lebih mudah berkat keberadaan perangkat komputer. Meski begitu, tetap perlu manajemen waktu yang baik serta pemikiran yang jernih untuk menyelesaikan semua tanggung jawabnya.
Lalu, admin pabrik tugasnya apa? Apabila Anda tertarik untuk mengisi bagian administrasi produksi pabrik suatu perusahaan. Sebaiknya, Anda tahu dahulu apa saja job description admin produksi yang umum pabrik kerjakan.
1. Mengumpulkan data produksi pabrik
Tugas administrasi produksi pabrik pertama ialah melakukan pengumpulan data manual dari para operator produksi. Pengerjaan tugas ini menuntut ketelitian penuh karena Anda harus memastikan kelengkapan laporan produksi. Selain itu, Anda juga perlu merapikan laporan yang Anda buat agar memudahkan proses menginput data nantinya.
Beberapa data yang Anda kumpulkan dari para operator pabrik sebagai data produksi antara lain sebagai berikut.
- Laporan pembelian barang kepada supplier produk
- Jumlah total hasil pencapaian produksi pabrik setiap hari
- Data pengeluaran barang pada departemen produksi setiap hari
- Laporan penggunaan barang pada departemen produksi setiap hari
- Total harga barang yang dibeli dari supplier produk
2. Menginput data ke komputer
Anda sudah mengumpulkan berbagai data produksi pabrik secara manual dari bagian operator. Pekerjaan selanjutnya adalah memasukkan semua data tersebut ke perangkat komputer. Seluruh data hasil produksi tersebut akan tersusun dalam file Microsoft Excel.
Penginputan data tersebut bertujuan untuk mempermudah proses pengolahan menjadi laporan. Hasil pengolahan laporan produksi itu nantinya akan Anda serahkan kepada atasan untuk diperiksa.
Laporan produksi biasanya berbentuk grafik dan tabel. Data laporan produksi ini menyajikan data produksi mulai dari tanggal satu dalam bulan berjalan. Penggunaan grafik dan tabel ini akan mempermudah atasan Anda untuk memberikan evaluasi setiap harinya.
3. Mengontrol proses produksi pabrik
Tak melulu berkutat pada pengolahan data pada perangkat komputer. Tugas administrasi produksi pabrik juga berkaitan dengan jalannya produksi. Misalnya saja, Anda harus mengontrol keberlangsungan proses produksi pabrik.
Anda perlu memastikan apakah proses kerjanya sudah sesuai dengan prosedur operasi standar atau SOP yang berlaku. Kemudian Anda harus memeriksa apakah terjadi kendala-kendala tertentu selama proses produksi berlangsung. Hasil dari proses kontrol produksi pabrik ini selanjutnya akan dimasukkan ke dalam laporan kerja sebagai bagian dari evaluasi kinerja di perusahaan.
Apabila target tujuan tidak tercapai, segera koordinasikan dengan supervisor dan operator yang bersangkutan. Tanyakan dan minta penjelasan terkait kendala yang mereka alami hingga tidak bisa mencapai target.
4. Mengatur jadwal karyawan
Tugas staf administrasi produksi pabrik ternyata juga berkaitan dengan proses perencanaan. Anda berperan dalam menyusun jadwal kerja dari para karyawan pabrik. Hal ini karena proses produksi sering kali melibatkan banyak pekerja.
Supaya hasil kerjanya maksimal, maka para pekerja akan dibagi dalam beberapa shift. Di sinilah peran Anda dalam menentukan jadwal shift para karyawan agar proses produksi tetap berjalan sebagaimana mestinya.
Penyusunan jadwal ini Anda lakukan untuk periode seminggu sekali. Anda juga bisa mengubah jadwal tersebut kalau ada kendala mendadak. Seperti operator yang tidak masuk shift kerja karena sakit.
5. Menghitung jumlah bahan
Cara kerja administrasi produksi pabrik sangat sistematis. Bukan hanya mengatur jadwal dan membuat laporan. Anda juga harus menghitung jumlah bahan yang akan Anda gunakan dalam proses produksi.
Anda perlu menentukan bagaimana penggunaan bahan produksi. Kemudian memastikan apakah bahan produksi yang Anda miliki sudah cukup atau belum. Apakah ada barang yang ternyata sudah tidak layak digunakan.
6. Menilai efektivitas kinerja mesin
Setiap mesin pabrik yang dipakai untuk proses produksi biasanya telah diatur dalam standar tertentu. Penerapan standar itu bertujuan sebagai patokan target pada hasil produksi pada sebuah pabrik.
Umumnya, masing-masing perusahaan sudah memiliki pedomannya sendiri dalam hal hasil produksi setiap mesin pabriknya. Sebagai administrasi produksi, Anda perlu memahami bagaimana kecepatan kinerja mesin pabrik serta menilai efektivitasnya dalam proses produksi.
Baca juga: Panduan Cara Menghitung Gaji Karyawan Usaha Kecil. Mudah dan Praktis
7. Menerima pesanan atau permintaan dari klien
Tugas admin operation tidak sekadar terkait proses produksi saja. Tetapi lebih dari itu, berhubungan erat dengan klien. Anda wajib mengetahui apa saja permintaan serta jumlah pesanan yang klien ajukan.
Pesanan atau permintaan dari klien itulah yang kemudian akan memengaruhi proses produksi di pabrik.
8. Melakukan retur bahan baku yang tersisa
Ada kalanya ada bahan baku yang tersisa setelah proses produksi selesai. Sisa bahan baku tersebut tidak serta merta dibuang begitu saja, melainkan harus Anda kembalikan pada Departemen Inventory.
Anda bisa melakukan prosedur retur apabila ada bahan baku yang salah dan tidak sesuai kebutuhan pabrik. Pengembalian bahan baku ini bertujuan untuk menghindari terjadinya selisih perhitungan dari hasil produksi.
9. Menghitung jam lembur karyawan
Dalam kondisi tertentu, para karyawan perlu untuk bekerja lembur. Misalnya karena ada produk yang harus cepat-cepat selesai. Mereka yang bekerja lembur nantinya akan mendapat upah tambahan.
Karyawan long shift bisa menerima upah lembur ketika menggantikan pekerja lain yang berhalangan hadir karena alasan tertentu, seperti sakit atau sebagainya. Agar tugas lembur bisa berjalan secara efektif, administrasi produksi pabrik perlu mengatur jadwalnya dengan baik.
10. Mengajukan permintaan bahan baku
Setelah menerima order atau pesanan dari klien, staf administrasi produk perlu membuat permintaan bahan baku kepada Departemen Inventory. Bahan baku ini akan digunakan untuk membuat produk sesuai jumlah yang telah disepakati.
Sebaiknya Anda mengajukan permintaan bahan baku dalam jumlah yang sesuai kebutuhan. Tidak lebih ataupun kurang. Anda bisa menggunakan pedoman konversi hasil produksi dalam menentukan jumlah bahan baku yang Anda perlukan.
Setelah Departemen Inventory memberikan bahan baku sesuai yang ada pada berkas. Selanjutnya administrasi produksi akan meneruskannya kepada operator produksi lapangan untuk proses pengolahan.
Pentingnya Tanggung Jawab Admin Produksi
Walau kerap dipandang sebelah mata, admin produksi punya peranan yang krusial terhadap keberlangsungan proses produksi pada sebuah pabrik. Pekerjaan administrasi sendiri melibatkan kombinasi antara pemikiran, tindakan, ketelitian, dan keteraturan.
Umumnya, admin produksi bertanggung jawab atas urusan yang berkaitan dengan tata kelola administrasi pabrik. Misalnya dalam hal membuat laporan serta menginput data perusahaan. Itulah mengapa seorang admin wajib teliti dan cekatan dalam bekerja.
Skill (keterampilan) komunikasi yang baik juga jadi hal wajib bagi oleh admin produksi. Karena mereka akan bekerja sama dan sering berkoordinasi dengan divisi lain di sebuah pabrik atau perusahaan.
Baca juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan Berdasarkan Omset. Bisnis Bertumbuh
Pengertian Administrasi Produksi
Secara harfiah, administrasi merujuk pada bentuk aktivitas yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan tertentu. Lalu administrasi pekerjaan apa saja? Ada berbagai pekerjaan administrasi yang sering ditemui. Salah satunya adalah administrasi produksi.
Pengertian administrasi produksi dapat diartikan sebagai aktivitas yang meliputi pembukuan sederhana, pembuatan laporan, dan kegiatan lain yang berkaitan dengan teknis ketatausahaan.
Administrasi produksi umumnya bertanggung jawab dalam pengurusan proses administrasi pabrik serta penyusunan laporan hasil produksi. Tujuannya untuk mengatur dan mengarahkan segala aktivitas pabrik agar bisa mencapai skema yang telah ditentukan di awal.
Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Produksi
Pekerjaan sebagai administrasi produksi memiliki peranan krusial dalam seluruh aktivitas di pabrik. Bagaimana tidak, sebagian besar tugasnya dapat menentukan bagaimana hasil produksi dari sebuah perusahaan.
Umumnya, administrasi produk bertanggung jawab terhadap proses produksi, yang mulai dari pengolahan bahan baku menjadi suatu produk, hingga siap kirim kepada konsumennya.
Anda perlu teliti dan jeli dalam mengumpulkan data akurat terkait pekerjaan pabrik setiap harinya. Berdasarkan data ini Anda membuat laporan dan Anda serahkan kepada atasan untuk memantau sekaligus mengevaluasi kinerja pabrik.
Fungsi kontrol juga harus Anda pertimbangkan. Sebagai administrasi produksi, Anda perlu mengawasi kinerja mesin pabrik serta memastikan jumlah barang yang dihasilkan sesuai dengan target. Kalau tidak bisa mencapai target, bagian administrasi produksi harus mengkoordinasikannya pada divisi terkait untuk mengetahui kendala yang terjadi.
Staf Administrasi Produksi Bertanggung Jawab Kepada Siapa?
Posisi staf administrasi produksi sering kali kita jumpai pada beberapa perusahaan atau pabrik. Fungsinya untuk membantu pekerjaan divisi produksi dalam sisi administratif. Mulai dari pra produksi bahan baku, proses produksi barang hingga persiapan pengiriman barang kepada klien.
Staf administrasi produksi juga bertanggung jawab dalam menilai dan mengawasi kinerja dari operator atau pegawai produksi. Nantinya seluruh laporan terkait proses produksi itu akan diserahkan kepada atasannya atau manajer produksi sebagai bahan evaluasi.
Kesimpulan
Admin produksi merupakan salah satu posisi yang banyak orang incar. Siapa pun bisa melakukan pekerjaan ini. Mulai dari pria maupun wanita, tanpa memandang latar pendidikan. Apalagi sebagian besar perusahaan ada yang menerima lulusan baru yang belum memiliki pengalaman.
Secara harfiah, administrasi produksi merujuk pada bentuk aktivitas yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan tertentu. Umumnya posisi ini bertanggung jawab dalam pengurusan proses administrasi pabrik serta penyusunan laporan hasil produksi. Tujuannya untuk mengatur dan mengarahkan segala aktivitas pabrik agar bisa mencapai skema yang telah ditentukan.
Demikian informasi mengenai tugas dan tanggung jawab dari administrasi produksi pabrik. Semoga dapat membantu Anda yang masih belum mengetahui tentang pekerjaan ini.
