Perusahaan besar ataupun kecil mempunyai beberapa macam divisi untuk menjalankan sebuah perusahaan. Salah satu divisi yang bertugas mengolah data dan melakukan pencatatan di perkantoran adalah admin. Lalu, apa saja jobdesk admin produksi? Simak penjelasannya berikut ini.
Pengertian Admin Produksi
Admin produksi adalah jenis posisi admin yang berada pada bagian produksi di suatu perusahaan. Tanggung jawab admin produksi yaitu mengurus semua proses administrasi dan penyusunan laporan hasil produksi.
Proses administrasi tersebut melibatkan pemikiran, tindakan, dan pengaturan. Mulai dari data bahan baku produk sampai data barang yang sudah jadi. Sedangkan laporan hasil produksi berhubungan dengan proses mencatat dengan teratur tentang segala hal yang berkaitan dengan seluruh data.
Selain mengurusi dokumen, admin produksi juga memiliki tugas yang berkaitan dengan tugas karyawan lain yaitu operator. Anda harus pandai melakukan rolling jam kerja karyawan dan mampu menggantikan mereka sewaktu-waktu jika operator absen.
Lalu, seperti apa pekerjaan staff produksi? Staff produksi bertanggung jawab mulai dari pembuatan berbagai macam produk, pengawasan alat atau mesin, dan rekan kerja lainnya. Selain itu, staff produksi juga harus mengemas, mengirim, dan mendokumentasikan hasil pekerjaan mereka.
Baca juga: Membahas Tugas Administrasi Produksi Pabrik. Lengkap Penjelasannya
Tugas Staff Administrasi Produksi
Apa saja tugas administrasi? Berikut beberapa tugas administrasi produksi:
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Produksi
Ada beberapa tugas bagian administrasi produksi sebuah perusahaan:
-
Menarik Data Manual Dari Hasil Produksi
Hal pertama yang admin produksi lakukan yaitu menagih laporan produksi yang sudah terkumpul dari supervisor tiap divisi. Untuk beberapa perusahaan, laporan tersebut bisanya dinamakan dengan Berkas Proses Produksi.
-
Input Data dan Memproses dengan Program Komputer
Jobdesk admin produksi selanjutnya yaitu menginput data hasil dari proses produksi dengan menggunakan Microsoft Excel atau program pengolah data lain yang tersedia. Kemudian jika data sudah terekam rapi dalam komputer, Anda harus lanjut ke tahap pemrosesan. Data-data yang harus Anda proses yaitu:
- Eektifitas kerja mesin.
- Tingkat etos kerja.
- Kesesuaian bahan baku dengan hasil produksi.
-
Memastikan Proses Produksi Sesuai Data
Tugas dar admin produksi yaitu mengontrol kevalidan semua data yang tertulis dalam berkas proses produksi dengan kenyataan di lapangan. Jika Anda menemukan masalah, Anda harus melaporkannya pada operator dan supervisor yang menangani bidang tersebut.
-
Penyusunan Laporan Harian
Dalam mencatat semua data yang sudah diproses, seorang admin produksi harus menyusun kembali dengan sistematis dalam laporan harian. Sebaiknya Anda menggunakan tabel dan grafik, untuk memudahkan dalam memahaminya. Apalagi jika data tersebut cukup banyak. Laporan harian akan berguna untuk bahan evaluasi untuk memastikan target bulana sudah tercapai secara maksimal tanpa ada masalah.
-
Membuat Jadwal Kerja Operator Produksi
Tugas admin produksi selanjutnya yaitu berhubungan dengan wewenang admin produksi dalam melakukan pemantauan proses produksi. Menyusun jadwal rutin seminggu sekali, serta memperhatikan kondisi tertentu yang bisa saja terjadi. Misanya, ada karyawan yang berhalangan hadir, maka Anda harus membuat jam kerja pegwai lain menjadi lebih banyak.
-
Memastikan Jam Lembut Berjalan dengan Efektif
Penambahan jam kerja atau lembur biasanya terjadi karena banyak hal. Misalnya karena tugas yang berjumlah banyak atau berkali-kali lipat dan perintah dadakan dari perusahaan. Admin produksi harus selalu siap untuk mengontrol keefektifan jam lembur karena akan mempengaruhi kualitas hasil produksi.
-
Menerima Pesanan Produk dari PPIC
Product Planning and Invetory Control (PPIC) bertugas menerima tender yang diterima oleh perusahaan. Ketika sudah menerima tender, staff PPIC akan menyusun pengajuan order produksi. Kemudian admin produksi akan menerima berkas tersebut, sebelum meneruskannya ke bagian yang berwenang yaitu Departemen Inventori.
-
Membuat Permintaan Bahan Baku dan Pengajuan ke Bagian Inventori
Anda sebagai admin produksi memiliki tugas untuk mengolah kembali berkas ke dalam bentuk proposal pengajuan bahan baku. Jangan lupa untuk menggunakan pedoman koversi hasil produksi. Agar Anda lebih mudah untuk menghitung jumlah kebutuhan bahan baku.
-
Mengurus Retur Barang
Jobdesk admin produksi yang satu ini yaitu mengembalikan sisa abahn baku ke bagian Departemen Inventori agar tidak terjadi selisih hitung pada hasil produksi. Selain itu, pengembalian juga bisa saja terjadi karena ada ketidaksesuaian barang.
-
Penyusunan Laporan Bulanan
Tugas admin produksi selanjutnya yaitu menyusun laporan bulanan. Struktur laporan harian dengan laporan bulanan cenderung sama yaitu berupa tabel dan grafik. Perbedaannya yaitu pada isi laporan berupa data yang telah terkumpul selama satu bulan terakhir.
-
Penyusunan Laporan Akhir Tahun
Laporan akhir tahun isinya adalah hasil produksi selama satu tahun. Dalam menyusun laporan akhir tahun, yang menjadi rujukan adalah data dari laporan harian dan bulanan. Sehingga laporan akhir tahun merupakan kombinasi antara laporan harian dengan laporan bulanan.
Tujuan laporan akhir yaitu sebagai bahan evaluasi. Sehingga dapat memperbaiki dan meningkatkan hasil produksi tahun depan.
-
Membuat Arsip Data
Tugas pamungkas admin produksi yaitu menyimpan berkas-berkas harian sampai laporan tahunan. Anda dapat melakukan pengarsipan secara manual atau dengan komputer. Anda harus benar-benar rapi ketika menyimpan data. Agar ketika Anda membutuhkan, mudah untuk mencarinya. Selain itu, data merupakan dokumen rahasia perusahaan jadi Anda harus sangat hati-hati ketika menyimpan.
Baca juga: Peluang Kerjasama Dengan Pabrik. Potensi Penghasilan Tanpa Kerja Keras
Kesimpulan
Itulah beberapa jobdesk admin produksi. Pekerjaan sebagai admin produksi memiliki prospek dan jenjang karir yang sangat bagus. Anda bisa mencoba posisi tersebut jika sedang mencari pekerjaan. Semoga bermanfaat.
