KARYAWANPABRIK.COM. Gaji merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan karyawan. Ya, karyawan mendapatkan gaji setelah mereka bekerja sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak kerja. Pengusaha membayar gaji kepada karyawan secara berkala, biasanya setiap bulan sekali. Namun terkadang yang menjadi persoalan adalah bagaimana cara menghitung gaji karyawan usaha kecil? Mengingat usaha kecil, atau UMKM, mendapatkan laba yang belum begitu besar.
Hingga saat ini, masih banyak yang bertanya-tanya mengenai mekanisme gaji pada skala usaha kecil. Bagaimana pengusaha bisa survive menjalankan usaha yang baru berkembang. Sementara mereka harus melakukan pengeluaran rutin berupa gaji karyawan.
Bagaimana cara menentukan gaji karyawan? Nah, dalam kesempatan ini, kami akan mengulas tuntas perhitungan gaji karyawan pada usaha kecil.
Cara Menghitung Gaji Karyawan Usaha Kecil
Penentuan besaran gaji untuk karyawan sebenarnya sudah ada payung hukumnya, yaitu Undang-undang No. 11 Tahun 2020. Peraturan tersebut menetapkan gaji berdasarkan satuan waktu dan atau satuan hasil. Bukan lagi berdasarkan pada bulanan atau harian semata.
Dengan kata lain, perhitungan gaji ada yang berdasarkan pada mekanisme per jam. Penetapan gaji per jam ini memang dikhususkan untuk buruh yang bekerja part time. Besaran upah tersebut berdasarkan antara pengusaha dengan pekerja.
Namun sayangnya, tidak semua pengusaha menerapkan ketetapan pemerintah tersebut. Ada pengusaha yang memberikan gaji lebih rendah dari ketetapan. Hal ini bertujuan agar bisa menekan biaya produksi. Namun konsekuensinya, karyawan banyak yang keluar masuk karena rendahnya payroll yang mereka terima.
Di sisi lainnya, ada perusahaan yang memberikan gaji lebih tinggi daripada peraturan pemerintah. Pengusaha berasumsi dengan memberikan besaran tersebut mempunyai harapan agar kinerja karyawannya meningkat dan lebih loyal. Namun dengan model penggajian seperti itu, tidak sedikit usaha kecil yang tumbang karena cash flow perusahaan yang tidak seimbang.
Baca juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan Berdasarkan Omset. Bisnis Bertumbuh
Kesalahan fatal dalam perhitungan gaji karyawan
Cara menghitung gaji yang tidak tepat bisa berakibat fatal pada perusahaan. Selain kelebihan dan kekurangan memberikan gaji kepada karyawannya, ada beberapa kesalahan fatal dalam perhitungan gaji karyawan. Di antaranya adalah sebagai berikut:
Tidak Menerapkan Peraturan Tenaga Kerja Terkini
Pemerintah sudah memberikan peraturan terkait dengan perhitungan upah ini. Bahkan setiap tahun, ada peraturan pemerintah terbaru yang berkaitan dengan perhitungan ini. Namun terkadang tidak semua perusahaan, termasuk usaha kecil, tidak menyesuaikan gaji mereka dengan peraturan terbaru.
Akhirnya, pekerja ada yang protes hingga langsung mengundurkan diri. Beberapa yang lain mungkin akan mengalami penurunan kinerja mengingat tidak adanya kenaikan upah yang sesuai dengan harapan mereka.
Untuk mengantisipasi dampak tersebut, penting adanya sosialisasi peraturan terbaru dengan pekerja. Kalaupun perusahaan belum bisa melakukan penyesuaian upah, ada win-win solution antara perusahaan dengan pekerja.
Salah Mengoperasikan Aplikasi Penggajian
Dalam perhitungan gaji karyawan, perusahaan biasanya menggunakan aplikasi penggajian, baik hanya sekedar spreadsheet excel maupun aplikasi berbasis komputer. Jika bagian keuangan belum memahami dengan baik penggunaan aplikasi tersebut, maka bisa berakibat fatal pada sistem penggajian karyawan.
Gaji karyawan menjadi tidak sesuai dengan kinerja dan jam kerja. Tentu saja jika ini terjadi, perusahaan akan mendapatkan protes keras dari karyawannya yang berujung pada mogok masal.
Tidak Mencatat Jam Kerja Lembur
Untuk mengejar produksi, perusahaan sering mengharuskan karyawannya untuk mengambil jam lembur. Jika jam kerja normal mulai dari jam 8 pagi hingga 4 sore. Maka jam lembur ini setiap karyawan berbeda-beda durasinya.
Ada yang mengambil lembur 3 jam per hari, ada yang hanya 2 jam. Bagian keuangan harus tahu secara pasti total lemburan karyawan setiap minggu atau bulannya.
Jangan sampai ada jam lembur yang tidak terhitung karena ini akan berakibat fatal pada kinerja karyawan ke depannya.
Untuk meminimalisir kesalahan fatal dalam perhitungan gaji karyawan tersebut, perusahaan harus memperkerjakan admin khusus. Admin tersebut akan mencatat semua kegiatan karyawan hingga masalah penggajiannya.
Selain itu, untuk memudahkan kerja admin, pastikan pengusaha melengkapi dengan aplikasi penggajian yang mudah dalam penerapannya.
Mengapa Perlu Menghitung Gaji Karyawan
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan perlu menghitung gaji karyawannya dengan tepat. Coba Anda bayangkan bagaimana jika perusahaan melakukan kesalahan perhitungan gaji kepada karyawannya. Mungkin jika hanya sekali atau dua kali, itu karena human error. Namun jika berkali-kali terjadi, maka itu akan berdampak fatal kepada perusahaan.
Berikut adalah alasan mengapa perusahaan perlu menghitung upah karyawannya dengan tepat:
Menjaga keuangan perusahaan
Salah satu pengeluaran terbesar dalam perusahaan adalah untuk menggaji karyawannya. Jika perusahaan salah melakukan perhitungan gaji ini, maka bisa berakibat buruk.
Jika pengeluaran untuk gaji terlalu tinggi, maka bisa berdampak pada cash flow keuangan perusahaan secara menyeluruh. Tentu saja, dampak terburuknya adalah pengurangan karyawan hingga perusahaannya collapse.
Sementara, jika perusahaan memberikan gaji yang rendah, maka tidak menutup kemungkinan adanya pengunduran diri karyawan. Ini bisa mempengaruhi produktivitas perusahaan dan berdampak buruk pada klien-klien perusahaan.
Oleh karena itu, perlu adanya formula khusus terkait gaji karyawan ini agar semuanya bisa berjalan seiring bersama.
Memberikan keadilan bagi karyawan
Karyawan satu dengan yang lainnya mungkin berbeda besaran gajinya. Hal tersebut karena posisi jabatan yang berbeda, pengalaman atau jam kerjanya. Ada karyawan yang mengambil lembur, tentu total gajinya akan berbeda dengan karyawan yang tidak lembur.
Begitu juga dengan libur atau cuti, tentu saja gajinya berbeda dengan karyawan yang masuk penuh. Itu belum pada tunjangan, bonus dan yang lainnya. Setiap karyawan mungkin besaran gajinya berbeda-beda.
Maka dari itu, perusahaan perlu cara menghitung gaji karyawan yang tepat. Hal itu untuk menghadirkan keadilan antar karyawan. Kinerja karyawan yang rajin berdampak juga pada gaji yang akan mereka dapatkan dan sebaliknya.
Bahan Laporan Keuangan
Alasan lainnya mengapa harus melakukan perhitungan gaji karyawan secara tepat untuk mendukung bahan laporan keuangan perusahaan.
Laporan keuangan ini yang akan menjadi acuan utama untuk mengambil kebijakan perusahaan. Seperti:
- Apakah akan menaikkan upah karyawan atau tidak
- Akankah perusahaan memberikan tunjangan karyawan atau tidak
- Termasuk pedomana bagi penambahan atau pengurangan karyawan.
- Menghitung Gaji Karyawan Usaha Kecil
Cara menghitung gaji karyawan usaha kecil umumnya berdasarkan pada omset perusahaan. Pemerintah melalui PP No 36 Tahun 2021 juga telah memberikan peraturan terkait dengan upah minimal perusahaan, yakni berupa Upah minimum provinsi (UMP) atau Upah Mininum Kabupaten/Kota (UMK).
Namun khusus untuk usaha kecil, pemerintah memberikan pengecualian berupa keringanan terkait batas upah minimal. Pemerintah memberikan kelonggaran untuk usaha kecil memberikan upah minimal paling sedikit 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat konsumsi.
Misalnya jika rata-rata konsumsi provinsi Jawa Tengah di angka Rp 2.200.000, maka upah minimum yang harus mereka bayar sedikitnya Rp 1.100.000.
Bagaimana cara menghitung gaji pokok karyawan untuk usaha kecil?
Berapa persen ideal gaji karyawan dari keuntungan?
Yang menjadi tolak ukur adalah omset perusahaan masing-masing. Besaran gajinya berbeda-beda antara usaha satu dengan yang lainnya. Hal ini karena omset setiap perusahaan pun juga bervariasi. Namun umumnya, omset UMKM itu antara 100 juta hingga 1 miliar rupiah per tahunnya.
Para ahli berbeda pendapat antara persentase pengeluaran beban gaji. Ada yang 15%, 20% hingga 30% dari omset yang didapatkan. Namun banyak yang sepakat bahwa persentase gaji karyawan tidak lebih dari 30% dari total omset.
Sebagai contoh, perusahaan Anda mempunyai omset Rp. 40.000.000 per bulan dan menggunakan persentase 20%. Maka beban tenaga kerja yang harus Anda keluarkan Rp. 8.000.000 per bulan. Biaya tenaga kerja tersebut yang bisa Anda alokasikan sesuai dengan kebutuhan karyawan yang Anda butuhkan.
Misalnya usaha Anda bergerak dalam produksi roti dan Anda terlibat dalam usaha tersebut. itu berarti Anda juga berhak mendapatkan gaji dari alokasi beban tenaga kerja tersebut. Misalnya Anda ingin menggaji diri Anda sendiri sebesar Rp. 2.000.000 per bulan. Masih ada sisa alokasi beban gaji sebesar Rp 6.000.000.
Jika Anda berniat menggaji karyawan Anda sebesar Rp. 1.500.000 per bulan. Maka jumlah karyawan yang bisa Anda rekrut maksimal 4 orang.
Apakah gaji karyawan usaha kecil terkena pajak penghasilan?
Berdasarkan pada Peraturan Dirjen Pajak No.PER-16/PJ/2016 tentang Tata Cara Pemotongan, Penyetoran, dan Pelaporan Pajak Penghasilan Orang Pribadi, ada klasifikasi penerima upah yang terkena pajak.
Jika penerima upah menerima gaji bulanan lebih dari Rp4.500.000 per bulan, karyawan tersebut berkewajiban membayar pajak penghasilan progresif.
Sementara itu, jika penghasilan karyawan di bawah Rp4.500.000 per bulan, maka tidak berkewajiban membayar pajak. Hal ini sesuai dengan pasal 21 peraturan Dirjen Pajak.
Berdasarkan pada peraturan di atas, pelaku UMKM atau usaha kecil mendapatkan banyak keringanan. Baik itu dari batasan upah minimum yang tidak harus mengikuti standard Provinsi atau Kabupaten/Kota maupun pajak penghasilan.
Omset bulanan UMKM yang di kisaran 50 juta hingga 100 juta juga memudahkan perhitungan gaji karyawannya. Hal tersebut karena besaran gaji karyawannya di bawah batas minimal terkenal pajak penghasilan, Rp4.500.000 per bulan.
Namun seiring berjalannya waktu, usaha yang Anda kelola semakin berkembang. Statusnya naik dari usaha kecil menjadi usaha menengah, bahkan usaha besar. Gaji karyawan per bulan pun juga melampaui batas minimal gaji terkena pajak.
Maka perhitungan gaji akan mulai merepotkan. Belum lagi ada tambahan tunjangan lainnya yang membuat perhitungan harus tepat. Tentu saja untuk mengatasi hal ini, Anda perlu membentuk divisi baru yang bertugas mengurusi payroll karyawan termasuk jam kerja, tunjangan dan potongan gaji.
Untuk memudahkan perhitungan gaji karyawan, maka Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi penggajian yang banyak beredar. Aplikasi penggajian tersebut akan memudahkan Anda dalam menghitung gaji karyawan secara detail sekalipun dalam jumlah yang banyak.
Anda juga bisa menggunakan spreadsheet untuk usaha kecil yang baru berkembang. Anda bisa mempelajari formula untuk melakukan perhitungan gaji dan keuangan secara umum. setelah berkembang dan perhitungan gaji semakin kompleks, maka bisa beralih ke aplikasi penggajian sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Kesimpulan
Cara menghitung gaji karyawan usaha kecil sebenarnya sederhana, yakni tidak lebih dari 30% total omset perusahaan. Namun perhitungan gaji itu akan menjadi rumit jika Anda karyawan yang lembur, tidak masuk maupun cuti. Maka Anda memerlukan perhitungan yang tepat agar tidak menimbulkan dampak buruk terhadap perusahaan Anda.
Bukan hanya itu, memahami metode penggajian yang baik dan benar akan mengantarkan Anda pada kesuksesan membangun usaha dan sukses dalam jangka Panjang.
